Schatzmeisterei & Finanzen
Dunja - CSC Krefeld
Michael - CSC Krefeld
Paul - CSC HighFive e.V.
[20.08.2023]
Intro
Mit diesem Workshop geben wir euch einen
Einblick in die grundlegenden Aufgaben von
Schatzmeister:innen.
Auch wenn wir uns am non-profit-Kodex von
ENCOD orientieren, werden naturgemäß
dennoch viele Entscheidungen getroffen und
Verbindlichkeiten bedient werden müssen.
Wir möchten euch aber die Furcht, vor solchen
Themen nehmen und euch gut informiert ins
Getümmel der Investoren, Ämter und
Lieferanten entlassen und freuen uns auf die
Zeit mit euch!
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Wann wird…
Finanzplan erstellen
Betriebsausstattung
Beratungs- & Personalkosten
Software- & Hardware-Kosten
Miete & Nebenkosten
Versicherungen & Verwaltung
Konto eröffnen
Ein Konto ist als zentrales
Arbeitsmittel der Schatzmeisterei
eine der Ersten zu klärenden
Punkte mit Vereinsgründung.
Versicherungen
Angebote einholen / vergleichen
mit Vorstand abstimmen
Vertrag abschließen
Mitglieder informieren
Die Mitglieder werden über die
Zahlungsmöglichkeiten und
entsprechende Konten informiert,
ggf. kann auch ein SEPA-Mandat
mitgeschickt werden.
Buchhaltung implementieren
Um Geldströme transparent und für
Mitglieder nachvollziehbar zu
gestalten, werden die Aus- und
Eingänge digital oder analog
festgehalten.
Zahlungskontrolle
Bestellte Ware bezahlen
Erste Beiträge verbuchen
Finanzplan
Das Wichtigste vorab!!!
Zuerst muss der Bedarf ermittelt werden
vom Vorstand. Es ist zu unterteilen in
Mittelherkunft und Mittelverwendung.
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Mittelherkunft
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Monatsbeitrag 10,00 €
Anzahl Mitglieder 200
Monatsbeitrag kumuliert 2.000,00 €
Jahresmitgliedsbeitrag Vorauszahlung 24.000,00 €
Mitgliederdarlehen 6.000,00 €
Startinvestition 30.000,00 €
Kapitalisierung 30.000,00 €
Beispiel
Finanzplan
Fixkosten
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Rechtsberatung Start 1.000,00 €
Lampen 15.000,00 €
Anderes Equipment 3.600,00 €
Software/Hardware 100,00 €
Erde 325,00 €
Werkzeuge 100,00 €
Bekleidung/Masken 200,00 €
Bewässerungsanlage 0,00 €
Samen 500,00 €
Kaution Immobilie 1.500,00 €
Liquiditätsreserve 7.675,00 €
Investitionsbedarf 30.000,00 €
Beispiel
Finanzplan
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Variable Kosten Monatliche Kosten
Raummiete 800,00 €
Strom 693,15 €
Wasser 50,00 €
Bewachung - €
Samen - €
Verpackung 5,00 €
Versicherungen 290,00 €
Verbandsgebühren 23,00 €
Dünger 15,00 €
Erde 25,00 €
Kommunikation / Prävention 500,00 €
Kontoführung 30,00 €
Buchhaltung 20,00 €
Steuerberater 30,00 €
2.551,15 €
Variable Kosten Beispiel
Finanzplan
Kapitalbedarfsrechnung
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1.Quartal EURO
Umbau- und Renovierungskosten 2.000 €
Maschinen, Einrichtungen 15.000 €
Einmalig Kosten (Kaution, Courtage, Beratung,
Markteinführung, Schulung, Notar, etc)
4.000 €
Saatgut 600 €
Versicherung 600 €
Miete 4.000 €
Nebenkosten 3.785 €
Liquiditätsreserve 15 €
Kapitalbedarf gesamt 30.000 €
Beispiel
Finanzplan
Kapitalflussrechnung
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Startmonat Monat 2 Monat 3 Monat 4 Monat 5
Startkosten – Einmalig 30.000,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
Einkünfte Weed progn. 0,00 € 0,00 € 0,00 € 18.000,00 € 18.000,00 €
Variable Kosten In Startkosten^ In Startkosten^ In Startkosten^ 2.551,15 € 2.551,15 €
Beispiel
Finanzplan
Mitgliederverwaltung
● Stammdatenanlage bei Eintritt / Austritt
● Datenpflege
● Erstellen der Mitgliederausweise
● Pflege des Anschriftenwesen
● Beitragsbuchhaltung
● Führen der Mitgliederlisten
● Mahnwesen
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Stammdatenanlage bei Eintritt
Persönliche Daten
- Vorname
- Name
- Anschrift
- Telefonnummer
- E-Mail
- Personalausweisnummer
- Geburtsdatum
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- Datum des Eintritts
- Zahlungsweise für Beiträge
- Abnahmemenge monatlich
- Kreditinstitut
- IBAN
- Lastschriftmandat
Mitgliederverwaltung
Die Änderung, Pflege oder Aktualisierung der Daten ist per Computer am Einfachsten zu
bewältigen. Wer sich zu Anfang keine Mitglieder orientierte Software leisten möchte, kann zu
jedem Mitglied auch ein einfaches Textdokument mit allen zugehörigen Daten anfertigen.
In jedem Falle sollten auch Akten Ordner erstellt werden, in denen die unterschriebenen
Mitgliedsverträge samt Ausweiskopien aufbewahrt werden.
Thema Datenschutz beachten!
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Datenpflege
Mitgliederverwaltung
Ausstellung der Mitgliederausweise
Mitgliederausweise sollten in der Vereinsabgabe
immer in Verbindung mit dem dazugehörigen
Personalausweis vorgezeigt werden um eine
einwandfreie Identifikation des Mitglieds zu
gewährleisten.
Formen der Mitgliedsausweise: ID basierte
Karten mit EAN Code, durch auslesen des EAN
Codes wird angezeigt, welches
Mitglied vor einem steht, Abnahmemenge im
Monat, bereits erhaltenen Menge des laufenden
Monats, noch zu erhaltene Menge des laufenden
Monats.
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Einfach gedruckte Mitgliedsausweise mit
Nummern, fest laminiert wären eine weitere
Option.
Nach einwandfreier Identifikation des Mitglieds
(Personalausweis in Verbindung mit
Mitgliedsausweis) kann die Ausgabe je nach
Organisation im PC oder anhand von täglich
aktualisierten Listen feststellen, welche Menge
das Mitglied im laufenden Monat schon
erhalten hat und welche Menge noch zu
erhalten ist.
Mitgliederverwaltung
Pflege des Anschriftenwesens
Mitglieder sind dazu verpflichtet, dem Verein jede Änderung der Meldeadresse mit zu teilen.
Bei Änderung der Adresse, wird dann die gewählte Software genutzt oder der einfache
Windows Datensatz aufgerufen und geändert.
Mitgliederverwaltung (^) 14
Beitragsbuchhaltung
Bei Lastschriftmandat vorab inkl. Abo:
Jedes Mitglied abonniert bei Eintritt eine
monatliche Abnahmemenge.
Der Betrag wird am 26.-27. eines Monats
abgebucht.
Zum 30.-31. eines Monats checkt die
Verwaltung ob alle Abbuchungen durch
gegangen sind. Bei Rücklast wird für das
jeweilige Mitglied eine Info an die Abgabe
gegeben und das Mitglied dessen Betrag zurück
gebucht wurde, wird per E-Mail über den
Umstand informiert und um Ausgleich des
Mitgliedskontos gebeten.
Der Vorteil bei dieser Variante ist eine sichere
Vorab Kalkulation und das in den
Abgaberäumen so gut wie kein Bargeld
vorhanden ist, somit auch unattraktiv für
Überfälle.
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Abo ohne Lastschriftmandat:
Jedes Mitglied entscheidet bei Eintritt seine
Abnahmemenge, dies ist von Vorteil, alleine
schon um die Erntemengen zu kalkulieren.
Am ersten eines jeden Monats werden die Mitgliederlisten
mit Abnahmemengen und den dafür zu zahlenden Beiträgen
in die Abgabe gegeben.
Bei Besuch des Mitglieds, wird die monatliche Menge gegen
Zahlung der Monatsbeiträge ausgehändigt.
In jedem Falle ist es ratsam ein organisiertes Büro hierfür
einzurichten.
Im Büro laufen alle Daten aus Produktion und Abgabe
zusammen.
Mitgliederverwaltung
Führen der Mitgliederlisten
Die Mitgliederlisten werden spätestens zum 30.-31. eines jeden Monats aus dem Büro/Verwaltung in
die Vereins-Abgabe gegeben.
Die Listen enthalten sämtliche Mitglieder mit Namen, Mitglieds- und Ausweisnummer sowie
Abnahmenmengen(!).
Wenn ein Mitglied 50 g im Monat abonniert hat, wird vermerkt das an Tag x bereits 25g herausgeben
wurden, und das Mitglied bei seinem nächsten Besuch noch mal Anrecht auf weitere 25g hat.
Die Digitale Variante mit entsprechender „Rezeptionssoftware“ und EAN – ID Karten bedarf vom Büro
aus der Pflege der Datensätze der jeweiligen Mitglieder.
Hierbei wird in der Abgabe nur die Mitgliedskarte vor den Scanner gehalten und alle Daten erscheinen
in einem Mitgliedsprofil.
Mitgliederverwaltung (^) 16
Mahnwesen
Wenn ein Mitglied ob nun per Lastschrift als auch bei Barzahlung mit den Beiträgen im Rückstand ist,
würde ich persönlich ab 1. Tage des Verzugs eine freundliche Info per E-Mail schicken und um
Ausgleich des Mitgliedskontos bitten.
In jedem Fall wird ein Abgabestopp für das angemahnte Mitglied in der Rezeptionsdatei oder der
jeweiligen monatlichen Mitgliederliste vermerkt. Grundsätzlich denke ich auch, warum seine Mitglieder
mahnen. In der Vereinsordnung wird festgelegt, wenn ein Mitglied mit einer gewissen Anzahl an
Monatsbeiträgen im Rückstand ist, erfolgt der Ausschluss aus dem Verein.
Sollte man das Mahnverfahren wählen, kommt nach der Zahlungserinnerung die 1. 2. und 3.
Mahnung und dann das Vollstreckungsverfahren. Warum sich also den Ärger machen, das geht über
Monate und blockiert so nur einen wichtigen Mitgliedsplatz.
Mitgliederverwaltung (^) 17
Buchhaltung
- Ordnungsgemäße Buchführung GOB(D)
- Steuererklärung KöSt/USt/GewSt/LSt
- Meldung an die Finanzbehörden
- Steuern fristgerecht abführen
- Kassenbuch führen
- Kassenbericht verwalten
- Finanzdokumente verwalten & aufbewahren
Einnahmen und Ausgaben klar abgrenzen nach
folgenden Bereichen:
- Ideeller Bereich
- Wirtschaftlicher Geschäftsbereich
- Zweckbetrieb
- Vermögensverwaltung
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Ideeller Bereich
Einnahmen
- Mitgliedsbeitrag
- Aufnahmegebühren
- Schenkungen
- Eventuell Förderzuschüsse
- Spenden
Ausgaben
- Kosten des Vereinsbetriebes Honorare / Löhne / Gehälter
- Aufwandsentschädigungen / Auslagenersatz
- Geräte / Vereinskleidung Reise- und Aufenthaltskosten
- Verwaltungs- und Betriebskosten Raummieten und
-pachten
- Kosten der Mitgliederverwaltung
- Vereinszeitung / Internet (ohne Werbeanteile)
- Ehrungen Vereinsjubiläen (keine geselligen
Veranstaltungen)
- Investitionen / Instandhaltung
- Beiträge / Gebühren / Versicherungen
- Tilgungen / Zinsen
Buchhaltung 19
Vermögensverwaltung
Einnahmen
- Miet und Pachteinnahmen
- Zinseinnahmen aus Sparguthaben
- Einnahmen aus dem Verkauf von Vermögen
Ausgaben
- Alle Kosten, die mit den Einnahmen in
Zusammenhang stehen
Buchhaltung 20
Zweckbetrieb
- Vereinsinfomaterial ohne Werbung
- Der Verkauf des Vereinsprogramms
bei Veranstaltungen
- Kosten für satzungsgemäße
Veranstaltungen
- Kosten für die Herstellung
von Programmzeitschriften
bei Veranstaltungen
Buchhaltung 21
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
- Verkauf von Speisen und Getränken
bei Veranstaltungen
- Verkauf von Stecklingen an
Nichtmitgliedern
- Verkauf von Samen an Nichtmitglieder
- Einnahmen durch Vermietung an
Nichtmitgliedern (Trimmer etc.)
- Verkauf von Gerätschaften
- Einkauf von Speisen und Getränken
- Kosten für Vermietung an Nichtmitgliedern
(Transport von Trimmer etc.)
- Kosten des Vereinsheims
Buchhaltung 22
- Vorbereitung
- Definition des Bedarfs
- Anfrage & Auswertung
- Bestellung
- Lieferung
- Zahlung
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Bestellwesen
Die Frage, die wir uns alle stellen: Wie soll das
Vereinsheim / der Growroom aussehen und was
benötige ich dafür?
Wir empfehlen jedem CSC ein sogenanntes
Leistungsverzeichnis zu erstellen. In diesem
werden die Anforderungen bzw. der Bedarf klar
definiert und wir können diesen an unseren
Lieferanten weiterleiten um Preise einfacher
auszuwerten zu können.
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Vorbereitung
Bestellwesen
Ein Leistungsverzeichnis wird in der Regel nach Hauptpunkten und Unterpunkten Strukturiert hierzu ein Beispiel:
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Vorbereitung (Leistungsverzeichnis)
- Growroom
2.1. Umbaumaßnahmen
2.1.1 Material
2.1.2 Fremdleistungen
2.2. Elektrik
2.2.1 Kabel
2.2.2 Lampen
2.2.3 Befestigung
2.2.4 Fremdleistungen
2.3. Wasser
2.4. Luft
……………
Bei Fragen wie genau so eine Struktur aussehen sollte,
kann gerne bei uns angefragt werden. Muster werden in
kürze zu Verfügung gestellt.
Beispiel
Leistungsverzeichnis
Bestellwesen
Definition des Bedarfs
Wir sollten für jeden Bedarf im Verein die Anforderungen sowie den zeitlichen Ablauf definieren.
Dies ist nach Zweck natürlich unterschiedlich aber Grundsätzlich gilt:
Anforderung und Zielsetzung: Mit welchen Mitteln soll was bewirkt werden?
Zeitraum: Wann soll umgesetzt werden?
Umsetzung: Wie soll umgesetzt werden?
Fremdleistungen: Wen brauchen wir um die Zielsetzung zu Erfüllen?
Preisrahmen: Wie viel Budget steht zur Verfügung? Wie soll es beglichen werden?
Prüfung: Wurde die Anforderung erfüllt?
Bestellwesen 26
Wenn unser Bedarf klar definiert ist, können wir anfangen die Lieferanten anzuschreiben und Auszuwerten.
Ein Leistungsverzeichnis kann nach Excel exportiert werden, um auch eine Umfangreiche Auswertung zu ermöglichen.
Wenn mehrere Lieferanten angefragt wurden, können wir uns zusätzliche Spalten je Lieferant Anlegen.
Ab hier beginnt der ganze Spaß 🙂 Die Lieferanten schicken in der Regel Preise welche noch verhandelt werden können!
Es ist zu empfehlen nicht direkt mit dem Hersteller zu sprechen, da der Hersteller keine anderen Hersteller/Produkte die
auch in Frage kommen würden, anbieten kann. Wie auch in anderen Bereichen, kann ein Händler im gesamten auf das
Angebot bezogen, günstiger sein. Wichtig zu beachten sind Liefer- und Zahlungsbedingungen. Lokale Händler können in
der Regel auch lange Zahlungsziele anbieten (14 - 90 Tage). Rechnet nie mit den Onlinepreisen! Für uns ist es eine grobe
Richtung, jedoch bei dem tatsächlichen Einkauf in der Regel 10-30% günstiger.
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Anfrage & Auswertung
Bestellwesen
Nachdem wir unseren Lieferanten gewählt haben,
müssen wir die Lieferungen koordinieren. Wichtig
zu beachten ist:
- Wann brauchen wir was?
- Wer ist für was verantwortlich?
- Sind andere Abläufe dadurch beeinträchtigt?
Die Planung ist das A und O. Absprachen unbedingt
Schriftlich festhalten um spätere Preisänderungen
etc. zu vermeiden.
Bestellwesen 28
Bestellung
Lagerung im vorfeld Planen um die Artikel später nicht 5 mal umräumen zu müssen. Bei jedem
Deutschen Händler habt Ihr grundsätzlich 14 Tage widerrufsrecht. Dies könnt Ihr auf der Anbieterseite in
den AGB’s sowie bei Liefer- & Zahlungsbedingungen einsehen. Die Lieferung sollte egal wie groß sie ist
Kontrolliert werden:
- Kontrolle auf Beschädigung: Bei Beschädigung entweder Annahme verweigern oder vom
Zustelldienst bestätigen lassen. Gegebenenfalls Fotos machen.
- Prüfung der Bestellten Artikel: Sind die Richtigen Artikel angeliefert worden? (Artikelnummer, EAN,
Beschreibung)
- Mengenkontrolle: Auftrag = Lieferschein = Lieferung
Jegliche mängel die nicht Aufgenommen werden, können nicht bei späterem Auffallen beanstandet
werden! Hier kann nur der Lieferant aus Kulanz entgegenkommen. Hierbei sind z.b Defekte LED’s bei
Lampen ausgenommen. Jedoch kann dies nach einer längeren Zeit ebenfalls schwierig werden. Dann
greift natürlich die Garantie aber man fällt im Zeitplan dann zurück.
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Lieferung
Bestellwesen
Empfehlenswert ist es bei langen Zahlungszielen,
diese auch in Anspruch zu nehmen. Wir haben die
Möglichkeit in dieser Zeit die Geräte zu testen
sowie zu Installieren.
Funktionstest sollten in jedem Fall zeitnah nach der
Lieferung geschehen. Bereits in der Verhandlung
sollte man nachfragen, ob es Rabatte bei vorab
Zahlung gibt.
Da das Risiko für den Lieferanten geringer ausfällt,
lassen hier viele mit sich reden. Bei der Zahlung
reicht es 2 Tage vor Ablauf des Zahlungszieles
anzuweisen.
Bestellwesen 30
Zahlung
- Rechnungsanforderungen
- Kleinbetragsrechnungen
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Rechnung
Rechnungsanforderungen
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
- Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
- Das Ausstellungsdatum
- Eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
- Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
- Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
- Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung
- Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
- Angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
(^) Rechnungen 32
Kleinbetragsrechnungen
Für Rechnungen deren Betrag nicht größer als 250 Euro ist, gelten Vereinfachungsregelungen. In
diesem Fall muss eine Rechnung gemäß §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur folgende
Punkte enthalten.
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
(jedoch nicht des Leistungsempfängers)
- Das Ausstellungsdatum
- Die Menge der gelieferte Artikel / Dienstleistungen
- Die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
- Angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
Rechnungen 33
Personalwesen
- Arbeitsverträge
- Erstellen der Gehaltsabrechnung
z.B. Lexware Lohn+Gehalt,
Wiso Lohn & Gehalt
- Meldung an die Sozialkassen
sv.net
- Abführung an die Finanzverwaltung und
Sozialkassen
zur Wahrung aller Fristen per Sepa
Lastschriftmandat
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Quellen
Beschreibung:
https://deutsches-ehrenamt.de/verein-gruenden/die-vereinsgruendung/
PDF zur Vereinsgründung:
https://deutsches-ehrenamt.de/app/uploads/2021/08/2021_Deutsches_Ehrenamt_Leitfaden_Vereinsgruendung.pdf
Leitfaden, Vorlagen und Muster:
https://www.bmj.de/SharedDocs/Publikationen/DE/Broschueren/Leitfaden_Vereinsrecht.html
Gemeinnützigkeit:
https://www.ehrenamt24.de/wissen-fuer-vereine/vereinswiki/gemeinnuetziger-verein/
Checkliste Gründung:
https://gruenderplattform.de/rechtsformen/verein-gruenden
Vereinsversicherungen:
https://deutsches-ehrenamt.de/vereins-schutzbrief/
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Vielen Dank!
Dunja - CSC Krefeld
Michael - CSC Krefeld
Paul - CSC HighFive e.V.
Christian - Royal CSC Estetal
Friedemann - CSC Weimar
